Forretningsgang for midlertidige forskud

Underbilag generelle regler for forvaltning af kommunens betalingsformidling

Har en medarbejder i enkeltstående tilfælde behov for at afholde større kontante udgifter under en tjenesterejse eller lignende, udbetales der et forskud til medarbejderen mod kvittering.

Rejseforskud

Rejseforskud ved tjenesterejser for kommunens ansatte og politikere kan udbetales i danske kroner eller den ønskede valuta. Regnskabskontoret hjemtager valutaen, og udleverer den til medarbejderen.

Forskudsbeløbet udbetales som udlæg fra kommunes hovedbankkonto.

Snarest efter rejsens afslutning og senest 14 dage efter skal der aflægges regnskab og foretages afregning. Afregningen skal ledsages af fornødent kassebilagsmateriale og være behørigt anvist. Overskydende rejseforskud må ikke anvendes til senere tjenesterejser m.v.

Overskydende rejseforskud skal indbetales til Kommunens hovedbankkonto. Ekstra udlæg udbetales til udlægshaverens NemKonto.

Samtlige forvaltninger skal tilrettelægge en kontrolforanstaltning omkring rejseforskud, der gennemser dokumentation for rejsens lovlige og tjenstlige formål.

Forskud i øvrigt

Har en medarbejder i enkeltstående tilfælde behov for at afholde større kontante udgifter i forbindelse med afholdelse af arrangementer eller lignende, kan der udbetales et forskud til medarbejderen.

Forskudsbeløbet registreres som forskud i kommunens økonomisystem.

Håndtering af fakturaer og øvrige bilag i forbindelse med forskuddets anvendelse behandles efter de til enhver tid gældende regler i Kasse- og regnskabsregulativet.

Forskuddet må ikke anvendes til udbetaling af løn og honorarlignende udgifter.

Snarest efter arrangementet og senest syv dage efter skal der aflægges regnskab og foretages afregning. Afregningen skal ledsages af fornødent kassebilagsmateriale og være behørigt anvist. Overskydende forskud må ikke anvendes til senere arrangementer m.v. Overskydende forskud skal indbetales til kommunens hovedbankkonto. Ekstra udlæg udbetales til udlægshaverens NemKonto.

Samtlige forvaltninger skal tilrettelægge kontrolforanstaltninger omkring rejseforskud, om sikrer dokumentation for rejsens lovlige og tjenstlige formål.