Forretningsgang for decentrale kasser

Underbilag generelle regler for forvaltning af kommunens betalingsformidling

Formål

Det er den absolutte undtagelse, at udbetalinger foretages kontant.

I tilfælde, hvor det skønnes hensigtsmæssigt at kunne afholde mindre uafviselige udgifter - primært i tilfælde, hvor der er et pædagogisk sigte forbundet hermed oprettes afdelings- eller forskudskasser.

Oprettelse, ændring og ophør

Etablering af forskudskasser kan alene ske efter økonomichefens godkendelse i hvert enkelt tilfælde.

Hvis en decentral kasse ønskes oprettet, eller en eksisterende ønskes ændret, anmoder den pågældende institution eller afdeling herom hos regnskabskontoret med oplysning om anvendelse, kasseansvarlige og kassebeholdning.

Institutionen selv sørger tilsvarende for nedlæggelse af den decentrale kasse.

Ansvar

Lederen af institutionen er kasseansvarlig.

De kasseansvarlige må ikke sammenblande kommunens midler med egne eller andre uvedkommende midler.

Den kasseansvarlige er ansvarlig for:

  • at udbetalinger registreres i en kasserapport
  • at midlerne opbevares forsvarligt
  • at den decentrale kasse administreres efter de angivne regler

De kasseansvarlige drager omsorg for, at kasseenheden til enhver tid disponerer over fornøden likvid beholdning og at kassebeholdningen aldrig overstiger det aftalte maksimum.

Den decentrale kasses midler må kun overdrages til en kasseansvarlig person. I alle andre tilfælde skal midlerne overdrages til regnskabskontoret.

Anvendelse af decentrale kasser

Decentrale kasser er alene berettiget til at kunne afholde mindre uafviselige udgifter. Decentrale kasser må alene oppebære indbetalinger, såfremt dette er godkendt af regnskabskontoret.

Decentrale kasser må ikke anvendes som vekselkasse for medarbejdernes checks eller dankort eller lignende.

Udlæg vedrørende løn- og honorarlignende udgifter må ikke udbetales af den decentrale kasse.

Registrering for decentrale kasser

Decentrale kasser skal som kassekontrolmetode anvende kasserapporter.

Forinden udbetalinger ekspederes registreres disse i kasserapporten, der er indrettet med kolonner for:

  • Dato
  • Tekst
  • Kassebeløb (indtægts- og udgiftskolonne)

Kassedifferencer skal straks ved konstateringen indføres i kasserapporten under den dato, hvor differencen er konstateret. Der udfærdiges et bilag indeholdende en redegørelse for differencen. Er differencen større end 100 kr. skal der udfærdiges en erklæring om kassedifferencens størrelse, opståen og opsporing. Erklæringen indsendes til regnskabskontoret.

Afregning af kassemidler

Afregning foretages efter behov dog mindst hvert kvartal. Afregningen foretages ved at udbetale udlægget til den decentrale kasse via Prisme. Anvisning og attestation skal foretages i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser herfor.

Kontrol med kassemidler

Kommunens revision og regnskabskontor har adgang til at foretage uanmeldte kasseeftersyn/revision af den decentrale kasse samt af bogførings- og bilagsmateriale.

Den kasseansvarlige skal være revisionen og de kommunale kontrollerende medarbejdere behjælpelige ved eftersynet.

Det påhviler institutionen/afdelingen via e-mail og i standardregneark at indsende afstemning af den decentrale kasse til regnskabskontoret ved årsafslutningen eller på opfordring.