Forretningsgang for automater

Formål

Automater oprettes ved kommunale installationer, der kan benyttes til betaling ved brug af kontanter, eksempelvis P-automater, pas- og kørekortautomat, billetautomater mv.

Oprettelse, ændring og ophør

Etablering af forskudskasser kan alene ske efter Økonomichefens godkendelse i hvert enkelt tilfælde.

Hvis en automat ønskes oprettet, eller en eksisterende ønskes ændret, fremsender sekretariatschefen en anmodning herom til Regnskabskontoret med oplysning om anvendelse, kasseansvarlige, kassekontrolmetode, kassebeholdning, maksimalt samlet beholdning, afregningsfrekvens mv.

Såfremt etableringen kræver en speciel forretningsgangsbeskrivelse for kasseenheden, skal denne vedlægges ansøgningen.

Regnskabskontoret forelægger ansøgningen til Økonomichefens godkendelse.

Sekretariatschefen sørger tilsvarende for nedlæggelse af en forskudskasse.

Ansvar

Økonomichefen udnævner nye kasseansvarlige efter indstilling fra sekretariatschefen. For hver kasseenhed skal der være en primær og mindst én sekundær kasseansvarlig. De kasseansvarlige må ikke være beskæftiget med funktioner som kassekontrollør.

Kasseansvarlige, der har andre kasser i deres varetægt skal straks meddele dette til Økonomichefen.

De kasseansvarlige må ikke sammenblande kommunens midler med egne eller andre uvedkommende midler.

Den kasseansvarlige er sammen med dennes leder ansvarlig for:

  • nøglernes forsvarlige anbringelse
  • at midlerne opbevares forsvarligt
  • at automaten administreres efter de angivne regler

Overdragelse af kassemidler må alene foretages mod kvittering og kun til en bemyndiget person eller til en pengeinstitutkonto tilhørende Randers Kommune.

Afregning af kassemidler

Tømning og afregning foretages mindst to gange om måneden og i øvrigt i henhold til den af Økonomichefen givne bemyndigelse.

Ved tømning udfærdiges et indtægtsbilag/kvittering der sammen med pengeinstitutkvittering afregnes til Regnskabskontoret eller i henhold til tilladelsen til oprettelsen af kasseenheden. Midlerne skal efter tømning opbevares på betryggende vis og skal snarest muligt indsættes på en pengeinstitutkonto tilhørende Randers Kommune. 
Attestation og anvisning foretages i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser.

Kontrol med kassemidler

Kommunens eksterne og interne revision har adgang til at foretage uanmeldt kontrol af afregningsproceduren.

Lederen og den kasseansvarlige skal være revisionen og de kommunale kontrollerende medarbejdere behjælpelige ved eftersynet.

Kontrol med automater varetages i den forvaltning, hvorunder kassen tjenstligt henhører. Bestemmelsen herom optages i tilladelsen til oprettelse af kasseenheden.

For automater med forbrugstæller skal den kasseansvarlige medarbejder løbende foretage kontrol med at indtægterne modsvarer det konstaterede forbrug. Konstateres uregelmæssigheder skal dette straks skriftligt meddeles kassekontrollanten og Regnskabskontoret.

Særlige forhold

Institutionen skal altid orientere Regnskabskontoret ved tyveri, hærværk og lignende.

Den kasseansvarlige medarbejder skal straks tage skridt til at minimere eventuelle skader og gentagelser.

Tab i forbindelse med tyveri eller lignende skal, i det omfang det ikke er muligt at opnå erstatning fra anden side, afholdes over institutionens/afdelingens eget budget som kassedifference.