Brug af betalingskort

Formål

Betalingskort kan udstedes til ledende medarbejdere, der som en del af deres arbejde regelmæssigt har behov for at foretage større kontante betalinger i Danmark, i udlandet eller på Internettet.

Som eksempel på ledende medarbejdere kan nævnes:

  • Ledende medarbejdere, der har regelmæssig rejseaktivitet herhjemme/eller udlandet.
  • Ledende medarbejdere på områder, hvor indkøb via Internettet foretages ofte.

Betalingskortet må alene anvendes i situationer, hvor det ikke er muligt at få en elektronisk faktura.

Ansvar

Regnskabschefen har det overordnende ansvar for administrationen af betalingskort udstedt til medarbejdere i Randers Kommune.

En medarbejder, til hvem der er udstedt et betalingskort, har ansvar for at følge de retningslinjer, der gælder for kortets anvendelse. Retningslinjerne er beskrevet i nærværende bilag, og i de regler, der er fastsat i national lovgivning og af kortudsteder.

Kortbruger skal selv kontrollere kortets gyldighed og udløb.

Oprettelse og administration af betalingskort

Anmodning eller ansøgning om oprettelse af betalingskort sendes til Regnskabsafdelingen, der foretager den videre ekspedition eller sagsbehandling.

Ved fratræden, overgang til anden stilling m.v., afleveres betalingskortet til Regnskabsafdelingen.

Randers Kommune anvender First Card til:

  • Medarbejdere med regelmæssig rejseaktivitet.
  • Medarbejdere der kun foretager indkøb på Internettet, hvor kortets magnetfeltet klippes itu.

Kortbrugeren må ikke udlåne sit kort. Kortet er strengt personligt og koden er hemmelig.

Anvendelse af betalingskort

Den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for at anvende betalingskortet i overensstemmelse med de generelle betingelser og anbefalinger, som fremgår af kontrakten med kortudstederen og af nærværende regelsæt.

Betalingskortet må alene anvendes i situationer, hvor det ikke er muligt at få en elektronisk faktura.

Kortet må bruges til:

  • Forretningsrejser / Udlandsrejser.
  • Internethandel, hvis ikke andet er muligt, samt der ikke foreligger en indkøbsaftale på varen.
  • Restaurationsbesøg, hvis ikke der kan udstedes en udspecificeret elektronisk faktura.
  • Taxakørsel og parkering.

Kortet kan undtagelsesvis i et mindre omfang benyttes til at hæve kontanter til brug for kontante udlæg i forbindelse med tjenesterejser i udlandet til senere afregning, eksempelvis taxakørsel. Vær opmærksom på forsikringsdækning af kontanter ved rejser. (Henvendelse til Forsikringskontoret)

Betalingskortet må ikke anvendes med det formål alene at opnå kontantrabatter.

 

Der skal altid ved betaling med kortet forlanges udstedt kvittering for den/de modtagne ydelse(r).

Kortholderen er ansvarlig for at:

  • Gemme og vedhæfte den nødvendige dokumentation for betalingen.
  • Kontere samleopgørelserne fra kortudstederen på de relevante udgiftsområder.
  • Attestere forbruget.

Bilagene bogføres og dokumentation vedhæftes i Prisme.

Ved rejseaktivitet skal formålet med rejsen og navne på deltagere vedhæftes bilaget.

Ved restaurationsbesøg skal regningen være udspecificeret, og deltagernavne og formål skal også vedhæftes bilaget.

Årskontingent og kortgebyr betales af kommunen.

Misbrug af betalingskort

Kortindehaver er kun ansvarlig for tab som følge af uberettiget brug af betalingskortet, hvis:

  • Kortbrugeren har mistet dette ved grov uagtsomhed.
  • Kortbrugeren har undladt at underrette kortudsteder om bortkommet betalingskort.

Ansvarsgrænsen i henhold til lov om visse betalingsmidler, ved simpel og grov uagtsomhed, dækkes af kommunen ved bortkomst af kortet med det i henhold til Erhvervsministeriet fastsatte beløb.

Procedurer, der af kortudsteder er beskrevet for forsvundne kort mv., skal nøje følges.