Bilag 9. Betalingsformidling

Kassevirksomhed

Byrådet har besluttet, at der ikke findes kontantkasse.

Alle ind- og udbetalinger i Randers Kommune sker i hovedreglen elektronisk via kommunes økonomisystem og de dertil knyttede betalingssystemer.

Visse ind- og udbetalinger kræver dog brug af kontanter. Dette gælder primært, hvor disse har et pædagogisk sigte. Økonomichefen kan derfor godkende, at en institution eller en afdeling i begrænset omfang kan modtage indbetalinger og/eller foretage udbetalinger via decentrale kasser. For at minimere antallet af decentrale kasser, kan Økonomiafdelingen godkende, at der alternativt udbetales midlertidige eller personlige forskud til dækning af småbeløb.

Kommunens samlede kassevirksomhed er organiseret som nedenstående:

  • Decentrale forskudskasser med mindre pengebeholdninger placeret i kommunens forvaltninger, institutioner mv. til anvendelse ved betaling af mindre uafviselige udbetalingsanmodninger. Kasseudbetalingerne er primært tiltænkt tilfælde, hvor der er et pædagogisk sigte forbundet med udbetalingen. Retningslinjerne for disse forskudskasser findes i Forretningsgangsbeskrivelse for decentrale kasser.
  • Midlertidige forskud til brug for kommunes ansatte og politikere til rejser og andet. Retningslinjer herfor findes i Forretningsgangsbeskrivelse for midlertidige forskud.
  • Personligt forskud til kommunens ledere eller andre ansatte med løbende behov for kontante udbetalinger. Retningslinjer herfor findes i Forretningsgangsbeskrivelse for personligt forskud.
  • Regnskabskontoret anvender homebanking til betaling af afviste betalinger forårsaget af bl.a. manglende NemKonto eller betaling til udlandet. Retningslinjerne herfor findes i Forretningsgang for genudbetaling af afviste betalinger.
  • Automater der kan benyttes til betaling som f.eks. p-automater. Retningslinjerne for disse indbetalinger findes i Forretningsgang for indbetalinger til automater.

Herudover administrerer flere institutioner midler for klienter. Sådanne forhold skal den ansvarlige forvaltning beskrive i en instruks.

Økonomichefen har ansvaret for, at ovennævnte forretningsgangsbeskrivelser udarbejdes. Disse skal blandt andet indeholde nærmere regler om oprettelse, ansvar og kontrol. For hver kasse skal kontrollerne tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

Registreringer af ind- og udbetalinger i kommunes økonomisystem

Indbetalinger

Indbetalinger skal henvises til BetalingsService, indbetaling via pengeinstitut, netbank eller postkontoret.

Indbetalinger, som ikke umiddelbart kan placeres, skal registreres på en mellemregningskonto. Den medarbejder, som afstemmer mellemregningskontoen, skal sørge for, at indestående på mellemregningskontoen hurtigst muligt omposteres til den/de korrekte konti/debitorforhold.

Kasseenheder skal afgive kvittering ved udstedelse af kassebon eller andet autoriseret kvitteringsmateriale.

Udbetalinger

Ved betaling af leverandørregninger m.v. anvendes som hovedregel Prisme, som overfører beløbet til betalingsmodtagerens NemKonto. Såvel borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til NemKonto-registret.

Økonomichefen er ansvarlig for at administrere, hvilke af kommunens medarbejdere, der skal have ret til at indberette ændringer til registret, og for at tilrettelægge og udføre kvalitetskontroller omkring kommunens indberetninger til registret.

Hvis betalingsmodtageren på en faktura har angivet en anden bankkonto end NemKontoen, overføres beløbet dog til denne anden konto. Forretningsgange og kontroller er beskrevet i Retningslinjer for anvendelse af NemKonto systemet.

Randers Kommune anvender bankoverførsler, når en betaling er afvist f.eks. ved manglende NemKonto samt ved betaling til udlandet.

Ved anvendelse af bankoverførsler sker det ved to medarbejderes underskrift eller elektroniske godkendelse. Efter udbetalingen foretages en direkte bogføring i kommunes økonomisystem. Udgiftsbilagene skal attesteres i henhold til reglerne i retningslinjer for bogføringsprocessen.

Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Økonomichefen fastsætter de nærmere regler for anvendelse af betalingskort. Reglerne skal beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav, sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler samt minimere risikoen for misbrug.

Anskaffelse af betalingskort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af Økonomichefen.

Afstemning af konti i pengeinstitutter og øvrige afstemninger

Kommunens konti i pengeinstitutter afstemmes regelmæssigt.

Kvartalvis samt i forbindelse med regnskabsafslutningen foretages en fuldstændig afstemning af samtlige pengeinstitutkonti. Det påhviler den medarbejder, som afstemmer pengeinstitutkonti at foranledige, at indbetalte beløb bogføres hurtigst muligt.

Samtlige mellemregningskonti vedrørende remitteringskonti afstemmes månedligt.

Sikring af betalingsmidler

Det skal sikres at midler, der er i kommunes varetægt, opbevares på betryggende vis, således at ansatte ikke kan mistænkes for svig med midlerne.

Den kasseansvarlige person skal drage omsorg for, at betalingsmidler og andre værdier opbevares og sikres på betryggende vis. Midlernes tilstedeværelse skal til enhver tid kunne konstateres.

Postindgangsregistrering

Det skal sikres at:

  • ingen midler bortkommer i den interne postgang
  • ansatte ikke mistænkes for tyveri af værdipost

Registrering af post der indeholder kontanter foretages af den poståbnende afdeling. Modtagne værdier afleveres straks til regnskabskontoret. 
De poståbnende personer må ikke være beskæftiget med inddrivelses- eller regnskabsarbejde.

Tilsynsbestemmelser vedrørende kommunens samlede kassevæsen

Økonomichefen har ansvaret for at:

  • uhensigtsmæssige forretningsgange ændres
  • bemyndigelser, der ikke længere anvendes eller ikke skønnes hensigtsmæssige inddrages
  • eventuelle uregelmæssigheder forelægges Økonomiudvalget til afgørelse.
Forretningsgang for decentrale kasser

Formål

Det er den absolutte undtagelse, at udbetalinger foretages kontant.

I tilfælde, hvor det skønnes hensigtsmæssigt at kunne afholde mindre uafviselige udgifter - primært i tilfælde, hvor der er et pædagogisk sigte forbundet hermed oprettes afdelings- eller forskudskasser.

Oprettelse, ændring og ophør

Etablering af forskudskasser kan alene ske efter økonomichefens godkendelse i hvert enkelt tilfælde.

Hvis en decentral kasse ønskes oprettet, eller en eksisterende ønskes ændret, anmoder den pågældende institution eller afdeling herom hos regnskabskontoret med oplysning om anvendelse, kasseansvarlige og kassebeholdning.

Institutionen selv sørger tilsvarende for nedlæggelse af den decentrale kasse.

Ansvar

Lederen af institutionen er kasseansvarlig.

De kasseansvarlige må ikke sammenblande kommunens midler med egne eller andre uvedkommende midler.

Den kasseansvarlige er ansvarlig for:

  • at udbetalinger registreres i en kasserapport
  • at midlerne opbevares forsvarligt
  • at den decentrale kasse administreres efter de angivne regler

De kasseansvarlige drager omsorg for, at kasseenheden til enhver tid disponerer over fornøden likvid beholdning og at kassebeholdningen aldrig overstiger det aftalte maksimum.

Den decentrale kasses midler må kun overdrages til en kasseansvarlig person. I alle andre tilfælde skal midlerne overdrages til regnskabskontoret.

Anvendelse af decentrale kasser

Decentrale kasser er alene berettiget til at kunne afholde mindre uafviselige udgifter. Decentrale kasser må alene oppebære indbetalinger, såfremt dette er godkendt af regnskabskontoret.

Decentrale kasser må ikke anvendes som vekselkasse for medarbejdernes checks eller dankort eller lignende.

Udlæg vedrørende løn- og honorarlignende udgifter må ikke udbetales af den decentrale kasse.

Registrering for decentrale kasser

Decentrale kasser skal som kassekontrolmetode anvende kasserapporter.

Forinden udbetalinger ekspederes registreres disse i kasserapporten, der er indrettet med kolonner for:

  • Dato
  • Tekst
  • Kassebeløb (indtægts- og udgiftskolonne)

Kassedifferencer skal straks ved konstateringen indføres i kasserapporten under den dato, hvor differencen er konstateret. Der udfærdiges et bilag indeholdende en redegørelse for differencen. Er differencen større end 100 kr. skal der udfærdiges en erklæring om kassedifferencens størrelse, opståen og opsporing. Erklæringen indsendes til regnskabskontoret.

Afregning af kassemidler

Afregning foretages efter behov dog mindst hvert kvartal. Afregningen foretages ved at udbetale udlægget til den decentrale kasse via Prisme. Anvisning og attestation skal foretages i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser herfor.

Kontrol med kassemidler

Kommunens revision og regnskabskontor har adgang til at foretage uanmeldte kasseeftersyn/revision af den decentrale kasse samt af bogførings- og bilagsmateriale.

Den kasseansvarlige skal være revisionen og de kommunale kontrollerende medarbejdere behjælpelige ved eftersynet.

Det påhviler institutionen/afdelingen via e-mail og i standardregneark at indsende afstemning af den decentrale kasse til regnskabskontoret ved årsafslutningen eller på opfordring.

Forretningsgang for automater

Formål

Automater oprettes ved kommunale installationer, der kan benyttes til betaling ved brug af kontanter, eksempelvis P-automater, pas- og kørekortautomat, billetautomater mv.

Oprettelse, ændring og ophør

Etablering af forskudskasser kan alene ske efter Økonomichefens godkendelse i hvert enkelt tilfælde.

Hvis en automat ønskes oprettet, eller en eksisterende ønskes ændret, fremsender sekretariatschefen en anmodning herom til Regnskabskontoret med oplysning om anvendelse, kasseansvarlige, kassekontrolmetode, kassebeholdning, maksimalt samlet beholdning, afregningsfrekvens mv.

Såfremt etableringen kræver en speciel forretningsgangsbeskrivelse for kasseenheden, skal denne vedlægges ansøgningen.

Regnskabskontoret forelægger ansøgningen til Økonomichefens godkendelse.

Sekretariatschefen sørger tilsvarende for nedlæggelse af en forskudskasse.

Ansvar

Økonomichefen udnævner nye kasseansvarlige efter indstilling fra sekretariatschefen. For hver kasseenhed skal der være en primær og mindst én sekundær kasseansvarlig. De kasseansvarlige må ikke være beskæftiget med funktioner som kassekontrollør.

Kasseansvarlige, der har andre kasser i deres varetægt skal straks meddele dette til Økonomichefen.

De kasseansvarlige må ikke sammenblande kommunens midler med egne eller andre uvedkommende midler.

Den kasseansvarlige er sammen med dennes leder ansvarlig for:

  • nøglernes forsvarlige anbringelse
  • at midlerne opbevares forsvarligt
  • at automaten administreres efter de angivne regler

Overdragelse af kassemidler må alene foretages mod kvittering og kun til en bemyndiget person eller til en pengeinstitutkonto tilhørende Randers Kommune.

Afregning af kassemidler

Tømning og afregning foretages mindst to gange om måneden og i øvrigt i henhold til den af Økonomichefen givne bemyndigelse.

Ved tømning udfærdiges et indtægtsbilag/kvittering der sammen med pengeinstitutkvittering afregnes til Regnskabskontoret eller i henhold til tilladelsen til oprettelsen af kasseenheden. Midlerne skal efter tømning opbevares på betryggende vis og skal snarest muligt indsættes på en pengeinstitutkonto tilhørende Randers Kommune. 
Attestation og anvisning foretages i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser.

Kontrol med kassemidler

Kommunens eksterne og interne revision har adgang til at foretage uanmeldt kontrol af afregningsproceduren.

Lederen og den kasseansvarlige skal være revisionen og de kommunale kontrollerende medarbejdere behjælpelige ved eftersynet.

Kontrol med automater varetages i den forvaltning, hvorunder kassen tjenstligt henhører. Bestemmelsen herom optages i tilladelsen til oprettelse af kasseenheden.

For automater med forbrugstæller skal den kasseansvarlige medarbejder løbende foretage kontrol med at indtægterne modsvarer det konstaterede forbrug. Konstateres uregelmæssigheder skal dette straks skriftligt meddeles kassekontrollanten og Regnskabskontoret.

Særlige forhold

Institutionen skal altid orientere Regnskabskontoret ved tyveri, hærværk og lignende.

Den kasseansvarlige medarbejder skal straks tage skridt til at minimere eventuelle skader og gentagelser.

Tab i forbindelse med tyveri eller lignende skal, i det omfang det ikke er muligt at opnå erstatning fra anden side, afholdes over institutionens/afdelingens eget budget som kassedifference.

Genudbetaling af afviste betalinger

Der foretages daglig kontrol af udbetalingssystemerne for afvisninger. Kontrollen foretages via Doc2Archive (KMD) og køindikatorer (Prisme). Alle udbetalingstyper kontrolleres for ikke gennemførte beløb.

Ikke gennemførte/afviste beløb kan skyldes fejl i kontonummer eller manglende Nemkonto.

Afvisningerne bogføres til indtægt på konto 859.959.60-04 og til udgift på 805.010.60-05 (Nordea).

Firmaer/personer som de afviste beløb vedrører kontaktes for at få korrekt konto.

Herefter udbetales beløbet.

Ved udbetaling udlignes mellemregningskonto.

Der foretages daglig afstemning af både bank- og mellemregningskonto.

Forretningsgang for midlertidige forskud

Har en medarbejder i enkeltstående tilfælde behov for at afholde større kontante udgifter under en tjenesterejse eller lignende, udbetales der et forskud til medarbejderen mod kvittering.

Rejseforskud

Rejseforskud ved tjenesterejser for kommunens ansatte og politikere kan udbetales i danske kroner eller den ønskede valuta. Regnskabskontoret hjemtager valutaen, og udleverer den til medarbejderen.

Forskudsbeløbet udbetales som udlæg fra kommunes hovedbankkonto.

Snarest efter rejsens afslutning og senest 14 dage efter skal der aflægges regnskab og foretages afregning. Afregningen skal ledsages af fornødent kassebilagsmateriale og være behørigt anvist. Overskydende rejseforskud må ikke anvendes til senere tjenesterejser m.v.

Overskydende rejseforskud skal indbetales til Kommunens hovedbankkonto. Ekstra udlæg udbetales til udlægshaverens NemKonto.

Samtlige forvaltninger skal tilrettelægge en kontrolforanstaltning omkring rejseforskud, der gennemser dokumentation for rejsens lovlige og tjenstlige formål.

Forskud i øvrigt

Har en medarbejder i enkeltstående tilfælde behov for at afholde større kontante udgifter i forbindelse med afholdelse af arrangementer eller lignende, kan der udbetales et forskud til medarbejderen.

Forskudsbeløbet registreres som forskud i kommunens økonomisystem.

Håndtering af fakturaer og øvrige bilag i forbindelse med forskuddets anvendelse behandles efter de til enhver tid gældende regler i Kasse- og regnskabsregulativet.

Forskuddet må ikke anvendes til udbetaling af løn og honorarlignende udgifter.

Snarest efter arrangementet og senest syv dage efter skal der aflægges regnskab og foretages afregning. Afregningen skal ledsages af fornødent kassebilagsmateriale og være behørigt anvist. Overskydende forskud må ikke anvendes til senere arrangementer m.v. Overskydende forskud skal indbetales til kommunens hovedbankkonto. Ekstra udlæg udbetales til udlægshaverens NemKonto.

Samtlige forvaltninger skal tilrettelægge kontrolforanstaltninger omkring rejseforskud, om sikrer dokumentation for rejsens lovlige og tjenstlige formål.

Forretningsgang for personligt forskud

Anvendelse

Et permanent personligt forskud kan udbetales, såfremt en institution vurderer, at man løbende vil have behov for at skulle foretage kontante udlæg. Personligt forskud kan udbetales til lederen og undtagelsesvist til andre ansatte.

Ansøgning om udbetaling af personligt forskud indsendes til personaleafdelingen.

Beløbet, som er personligt, udbetales, registreres og administreres af personaleafdelingen. Forskudsbeløbet registreres som personligt forskud i kommunens økonomisystem.

Refusion af foretagne udlæg

Indkøbene bogføres på institutionens driftskonti og udbetales til medarbejderens NemKonto. Udbetalingen må ikke foretages af den person, som har afholdt udgiften, men skal foretages af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område.

Afregning af personligt forskud

I forbindelse med fratrædelse er det personaleafdelingens ansvar at forskudsbeløbet afregnes ved at det udbetalte beløb tilbagebetales eller modregnes i den sidste lønkørsel ved fratræden.

Kontrol med personligt forskud

Personaleafdelingen fører løbende kontrol med udbetalte forskud.

Retningslinjer for anvendelse af nemkonto

Systemansvarlig

Lederen af regnskabskontoret er ansvarlig for kommunens anvendelse af NemKonto systemet.

Anvendelsesområde

Systemet anvendes til håndtering af udbetalinger fra kommunens IT-systemer.

Systemadministration

Lederen af regnskabskontoret udpeger de medarbejdere, som skal have indberetningsadgang til NemKonto systemet. Medarbejderne skal godkendes af Økonomichefen.

Selve oprettelsen foretages af kommunens KSP/CICS administrator (IKT afdelingen).

Der må ikke tildeles indberetningsadgang til medarbejdere, som samtidigt har indberetningsadgang til at nyoprette sager i kommunens øvrige it-systemer, som håndterer betalinger. Dette skyldes ønske om en personmæssig adskillelse mellem indberetningsadgang til fagsystemer og NemKonto systemet.

Læseadgang til NemKonto-registret må gives af lederen af regnskabskontoret hvis dette skønnes hensigtsmæssigt.

Basale forretningsgange

Hvis en borger eller en virksomhed henvender sig til kommunen for at få ændret sin NemKonto eller få oprettet en specifik NemKonto, skal der foreligge en skriftlig anmodning herom.

Anmodningen indberettes via www.nemkonto.dk. Indberetteren påser selv, at de indberettede oplysninger er korrekte.

Anmodningerne arkiveres samlet i regnskabsafdelingen.

Efter indberetningen får ejeren af NemKontoen automatisk besked om, at kontoen skal aktiveres inden ændringerne træder i kraft.

Dokumentationskontrol

En gang månedligt foretages en kontrol af ændringer i NemKonto systemet. Kontrollanten må ikke have indberetningsadgang til NemKonto systemet.

Kontrollen foretages på baggrund af lister, som NemKonto fremsender til kommunen.

Brug af betalingskort

Formål

Betalingskort kan udstedes til ledende medarbejdere, der som en del af deres arbejde regelmæssigt har behov for at foretage større kontante betalinger i Danmark, i udlandet eller på Internettet.

Som eksempel på ledende medarbejdere kan nævnes:

  • Ledende medarbejdere, der har regelmæssig rejseaktivitet herhjemme/eller udlandet.
  • Ledende medarbejdere på områder, hvor indkøb via Internettet foretages ofte.

Betalingskortet må alene anvendes i situationer, hvor det ikke er muligt at få en elektronisk faktura.

Ansvar

Regnskabschefen har det overordnende ansvar for administrationen af betalingskort udstedt til medarbejdere i Randers Kommune.

En medarbejder, til hvem der er udstedt et betalingskort, har ansvar for at følge de retningslinjer, der gælder for kortets anvendelse. Retningslinjerne er beskrevet i nærværende bilag, og i de regler, der er fastsat i national lovgivning og af kortudsteder.

Kortbruger skal selv kontrollere kortets gyldighed og udløb.

Oprettelse og administration af betalingskort

Anmodning eller ansøgning om oprettelse af betalingskort sendes til Regnskabsafdelingen, der foretager den videre ekspedition eller sagsbehandling.

Ved fratræden, overgang til anden stilling m.v., afleveres betalingskortet til Regnskabsafdelingen.

Randers Kommune anvender First Card til:

  • Medarbejdere med regelmæssig rejseaktivitet.
  • Medarbejdere der kun foretager indkøb på Internettet, hvor kortets magnetfeltet klippes itu.

Kortbrugeren må ikke udlåne sit kort. Kortet er strengt personligt og koden er hemmelig.

Anvendelse af betalingskort

Den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for at anvende betalingskortet i overensstemmelse med de generelle betingelser og anbefalinger, som fremgår af kontrakten med kortudstederen og af nærværende regelsæt.

Betalingskortet må alene anvendes i situationer, hvor det ikke er muligt at få en elektronisk faktura.

Kortet må bruges til:

  • Forretningsrejser / Udlandsrejser.
  • Internethandel, hvis ikke andet er muligt, samt der ikke foreligger en indkøbsaftale på varen.
  • Restaurationsbesøg, hvis ikke der kan udstedes en udspecificeret elektronisk faktura.
  • Taxakørsel og parkering.

Kortet kan undtagelsesvis i et mindre omfang benyttes til at hæve kontanter til brug for kontante udlæg i forbindelse med tjenesterejser i udlandet til senere afregning, eksempelvis taxakørsel. Vær opmærksom på forsikringsdækning af kontanter ved rejser. (Henvendelse til Forsikringskontoret)

Betalingskortet må ikke anvendes med det formål alene at opnå kontantrabatter.

 

Der skal altid ved betaling med kortet forlanges udstedt kvittering for den/de modtagne ydelse(r).

Kortholderen er ansvarlig for at:

  • Gemme og vedhæfte den nødvendige dokumentation for betalingen.
  • Kontere samleopgørelserne fra kortudstederen på de relevante udgiftsområder.
  • Attestere forbruget.

Bilagene bogføres og dokumentation vedhæftes i Prisme.

Ved rejseaktivitet skal formålet med rejsen og navne på deltagere vedhæftes bilaget.

Ved restaurationsbesøg skal regningen være udspecificeret, og deltagernavne og formål skal også vedhæftes bilaget.

Årskontingent og kortgebyr betales af kommunen.

Misbrug af betalingskort

Kortindehaver er kun ansvarlig for tab som følge af uberettiget brug af betalingskortet, hvis:

  • Kortbrugeren har mistet dette ved grov uagtsomhed.
  • Kortbrugeren har undladt at underrette kortudsteder om bortkommet betalingskort.

Ansvarsgrænsen i henhold til lov om visse betalingsmidler, ved simpel og grov uagtsomhed, dækkes af kommunen ved bortkomst af kortet med det i henhold til Erhvervsministeriet fastsatte beløb.

Procedurer, der af kortudsteder er beskrevet for forsvundne kort mv., skal nøje følges.