Økonomisk Ledelsestilsyn

Økonomisk ledelsestilsyn, hvordan…..?

Som leder i Randers Kommune har du et økonomisk ansvar.

Randers Kommunes anvender Randersmodellen som medfører en stor grad af decentralisering og dermed delegation af ansvar.

For at undgå svig og for at beskytte dig og dine medarbejdere mod mistanke om svig bør du beskrive, hvordan du vil udføre dit økonomiske ledelsestilsyn.

Denne vejledning beskriver i korte træk de vigtigste ting, du skal være opmærksom på, når det drejer sig om økonomistyring.

De mere specifikke regler for bogføring m.v. findes i principper for økonomistyring med tilhørende bilag.

Hvad er økonomisk ledelsestilsyn?

Som leder i Randers Kommune har du den traditionelle ret og pligt til at ”lede og fordele arbejdet”, hvilket naturligvis skal ske indenfor rammerne af kommunens politikker og værdier. Din ledelsesrolle indebærer også, at du skal føre tilsyn med, at arbejdet udføres som forudsat, samt at du og dine medarbejdere arbejder aktivt på at nå de opstillede mål. Du bør derfor beskrive, hvordan du i praksis udfører dit tilsyn, og så skal du naturligvis også leve op til beskrivelsen.

Beskrivelsen af det økonomiske ledelsestilsyn skal være ganske kortfattet og dens primære formål er:

  1. At få dig selv til at reflektere over, hvad der er vigtigst for din styring af den del af kommunens økonomi, du er ansvarlig for
  2. At sikre en god og betryggende omgang med kommunens midler
  3. At give andre i kommunen et overblik over, hvordan du fører tilsyn med økonomien
  4. At dokumentere over for kommunens revision, at der er tilrettelagt en økonomisk styring, der tager udgangspunkt i væsentlighed og risiko

For at hjælpe dig og for at gøre beskrivelserne mere sammenlignelige er der udarbejdet et inspirationsskema, der kan hjælpe dig i arbejdet med din beskrivelse af det økonomiske ledelsestilsyn.

Du kan efterfølgende fremsende din beskrivelse til Økonomiafdelingen, der sikrer at den lever op til kravene i kommunens principper for økonomistyring.

De efterfølgende afsnit beskriver kort de enkelte emner inden for økonomisk styring.

Budget

Kommunens budget udarbejdes hvert år ud fra den fastlagte budgetprocedure.

Efter den politiske godkendelse af budgettet i oktober vil der blive udmeldt en budgetramme for enheden.

Budgetopfølgning

Det er dit ansvar at anvende budgetrammen i overensstemmelse med de service- og kvalitetsmål og aftalen med byrådet, som gælder for din del af organisationen. Selve budgettet kan også indeholde nogle forudsætninger, som skal respekteres.

Du får stillet nogle værktøjer til rådighed, så du kan følge med i, hvor stor en del af dit budget du indtil nu har brugt f.eks.:

  • Ledelsestilsynsværktøjet NemØkonomi
  • Økonomirapporter og udtræk fra Prisme
  • Rapporter i SD-løn

Såfremt du vurderer, at det ikke er muligt at overholde budgettet, skal du rapportere ”op” gennem organisationen - gerne løbende, men senest i forbindelse med en budgetopfølgning. I dialog med fagforvaltningen/økonomiafdelingen tages der derefter stilling til, hvordan problemstillingen løses.

Bogføringsprocessen (ledelsestilsyn, fakturagodkendelse og bilagsbehandling)

Generelt

Du er ansvarlig for gennemførelse af ledelsestilsyn inden for den del af organisationen, du har budgetansvaret for. Det betyder også, at du har ansvaret for kvaliteten i den daglige bogføring.

Som budgetansvarlig påtager du dig ansvaret for:

  •         at indtægter og udgifter har hjemmel i gyldig vedtagelse
  •         at der er bevillingsmæssig dækning for dispositionerne
  •         at bogføring er foretaget på grundlag af godkendte bilag
  •         at sikre, at de personer, som er bemyndiget til at foretage fakturagodkendelse, er instrueret i reglerne for godkendelse, og at de er gjort bekendt med deres ansvar

Ingen må foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen er godkendt af en anden person med ledelsesansvar. Dog kan den budgetansvarlige få en underordnet til at godtgøre udlæg op til 1.000 kr. Beløb over 1.000 kr. skal godkendes af en anden person med ledelsesansvar.

En vigtig del af ledelsestilsynet (anvisningen) skal gennemføres af den budgetansvarlige. Du skal forholde dig til forbrugets størrelse, vurdere om dispositionerne er i overensstemmelse med bevillingerne og supplere med stikprøvekontrol af enkeltbilag. Kontrollen og resultaterne skal være dokumenteret i Prisme og NemØkonomi, så de kan fremvises til Økonomiafdelingen eller den eksterne revision.

Normal procedure for bogføring

Den normale procedure for bilagsbehandlingen er her kort beskrevet:

  1. Bogføringssystemet
    Kommunen anvender økonomisystemet Prisme fra Fujitsu til bogføring. Du bestemmer, hvem der skal kunne bogføre og dermed betale leverandørerne i din del af organisationen. Du bestemmer hvilke beløbsgrænser der skal gælde for afdelingen og, om der er dispositioner der kræver særlig godkendelse. Der er en fast forretningsgang for oprettelse af brugere og tildeling af rettigheder i Prisme.

  2. Varebestilling 
    Du bestemmer, hvem der må købe varer og tjenesteydelser. Indkøb skal foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik f.eks. hvad angår anvendelse af indkøbsaftaler. Bestilleren skal huske at oplyse EAN-nummer, evt. bogføringskonto og personreference.

  3. Varemodtagelse
    Den der modtager varen kontrollerer, at den er i overensstemmelse med det bestilte. Det kan være praktisk at attestere herfor på følgesedlen, som derefter afleveres til den person, som varetager den daglige bogføring.

  4. Fakturakontrol og godkendelse 
    Den medarbejder, der forestår bogføringen skal mindst 1 gang om ugen tjekke i Prisme, om der er fremsendt regninger til bogføring og betaling. Se evt. retningslinjer for god bilagsbehandling
    Det skal kontrolleres at fakturaen er i orden, dvs.: 
    - at varen er leveret og svarer til det aftalte 
    - at mængde, kvalitet og pris er korrekt 
    - at kontering er korrekt 
    - evt. interne forskrifter er overholdt (f.eks. hvis du har fastsat særlige regler for hvem der må disponere bestemte typer af varer og tjenesteydelser) 

    Bogføringen sker automatisk, når regnskabsbilaget er godkendt i Prisme. Betaling sker ikke samtidig med bogføringen, men i henhold til de aftalte betalingsbetingelser, der fremgår af fakturaen. 

    Hvis indkøb er foretaget i Prisme E-indkøb, og der er fakturamatch, sker der automatisk godkendelse, bogføring og betaling. 

    Ved betaling af fuldt elektroniske fakturaer overføres fakturabeløbet automatisk til den konto, leverandøren har oplyst til NEM-konto systemet. Hvis fakturabeløbet er over en fastsat grænse, kræves der dog godkendelse af yderligere en medarbejder, inden fakturaen bliver betalt. Grænsen er som udgangspunkt 100.000 kr., men kan ændres individuelt, hvis forholdene taler derfor.

  5. Anvisning/ledelsestilsyn 
    Det er dit ansvar, at bogføringsprocessen finder sted som skitseret oven for. 
    Der foretages ikke anvisning af de enkelte bilag. 
    Anvisningen bliver i stedet varetaget som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn. Det er forudsat, at du som budgetansvarlig har et tilstrækkeligt kendskab til forretningsgange i relation til dette regelsæt og løbende er ført ajour hermed. 

    Dit ledelsestilsyn tilrettelægges individuelt og udføres i overensstemmelse med dine egne beskrivelser jf. afsnit ovenfor: ”Hvad er økonomisk ledelsestilsyn?” 
    Tilsynet skal foretages 1 gang om måneden. I NemØkonomi skal du forholde dig til forbrugets størrelse, vurdere det forventede regnskab og vurdere om dispositionerne er i overensstemmelse med bevillingerne. I Prisme skal du supplere med kontrol af manuelle udbetalinger og stikprøvekontrol af bilagene. Alle bilagsarter (indgåede fakturaer, udgåede fakturaer, udgiftsbilag og omposteringsbilag) skal omfattes af stikprøven. 
    Bilagskontrollerne skal være dokumenteret i Prismes ledelsestilsynsmodul, mens det samlede ledelsestilsyn skal dokumenteres i NemØkonomi. Endvidere skal du i SD-løn foretage en række personalekontroller.

  6. Arkivering og genfinding 
    Bilagene er elektroniske og kan kaldes frem via kommunens økonomisystem. Hvis der undtagelsesvis forekommer ikke-elektroniske bilag, f.eks. udlægsbilag, regninger fra udlandet o.l., skal disse opbevares sikkert og systematisk, så genfinding er mulig. Det gøres mest hensigtsmæssigt ved at indscanne og vedhæfte bilaget til posteringen i Prisme.

  7. Kontrol af ledelsestilsyn
    Økonomiafdelingen foretager stikprøvekontroller af materiale vedr. ledelsestilsynet. Endvidere foretager Økonomiafdelingen løbende stikprøvekontrol af alle bilag i Prisme.

Indtægter

Du er ansvarlig for, at eventuelle indtægter opkræves og afregnes effektivt og sikkert.

Her kan du hente hjælp hos fagforvaltningen/økonomiafdelingen, som i samarbejde med dig kan sikre etablering af forretningsgange og interne kontroller på området.

Generelt er reglerne for indtægter følgende:

  1. Regninger skal udstedes som fritekstfakturaer i Prisme (både interne og eksterne regninger), og betaling skal derefter ske til en konto anvist af Økonomiafdelingen. 
  2. Hvis enheden opkræver indtægter i forbindelse med salg af varer (kantinesalg etc.), skal der ske registrering i et kasseapparat eller tilsvarende. Er salget meget begrænset, kan et kasseapparat undværes, såfremt salgsindtægterne kan sandsynliggøres. 
  3. Salgsindtægterne skal løbende afstemmes og afregnes, så der ikke opbevares større beløb i kontanter. 
    Afregning skal ske til kommunens løbende bankkonto (reg.nr. 2212 kto. nr. 5908764988). Der sendes e-mail til indbetalinger@randers.dk med konteringsanvisning, dato for indsættelse i bank og beløbets størrelse.


Forskudskasser eller tilsvarende

I langt de fleste tilfælde sker enhedens betaling via NemKonto systemet, dvs. automatisk i forbindelse med registrering i kommunens økonomisystem. Leverandører skal ved anvendelse af enhedens EAN-nummer fremsende regninger elektronisk. Hvis leverandørens økonomisystem ikke understøtter elektronisk fakturering, kan fakturaen i stedet fremsendes elektronisk via fakturablanketten på http://www.virk.dk.

Du har et medansvar for at begrænse antallet af kontante transaktioner, som ikke er særlig effektive og som generelt set kræver flere kontroller.

Decentral indberetning til løn- og personaleadministrative systemer

Du er ansvarlig for at decentrale indberetninger til løn og personaleadministrative systemer (Prisme og SD-løn) sker i overensstemmelse med de foreliggende vejledninger og, at der foretages den fornødne kontrol af indberetningerne.

Som leder bestemmer du, hvem der skal kunne foretage indberetninger.

Decentral indberetning skal altid ske på baggrund af materiale, som opbevares som dokumentation for indberetningen.

Eventuelle rettelser som følge af fejlindberetninger sker decentralt og skal udføres i de respektive systemer.

Som leder er du ansvarlig for, at der ved hver indberetning sker en kontrol af at indberetningen er korrekt. Kontrollen foretages i overensstemmelse med vejledning til de forskellige typer af indberetninger.

Endvidere er du som leder ansvarlig for, at der udføres kvalitetskontrol af de foretagne indberetninger. Kontrollen skal omfatte en kvartalsvis stikprøvekontrol på minimum 10 % af indberetningerne.

Du kan med fordel anvende skema udarbejdet af Personale/HR.

Personale/HR tilbyder de decentrale enheder den nødvendige viden om indberetning, rettelser og kontroller.

Punkt 8 i Personale/HR's beskrivelse af lederens ansvar angiver de nærmere bestemmelser vedrørende decentrale indberetninger og kontroller.

Personale/HR foretager hvert kvartal kontrolbesøg på fem institutioner eller afdelinger.

Værdier tilhørende andre (opbevaring og registrering af midler tilhørende andre)

Du har ansvaret for, at opbevaring og registrering af midler tilhørende andre foregår sikkert og effektivt, og at hverken brugere/borgere eller medarbejdere er i tvivl om reglerne.

Du har også ansvaret for, at føre kontrol med at reglerne også efterleves i det daglige.

På dette område går sikkerheden frem for effektiviteten, idet der ofte er tale om en ”svag” borger, og idet dine medarbejdere skal beskyttes mod uberettiget mistanke om misbrug.

Generelt er reglerne følgende:

  1. Antallet af administrationsaftaler skal søges minimeret, idet den pågældende borger skal motiveres til at anvende pengeinstitutter, betalingsservice, hjælp fra familie eller værge etc.
  2. Tilsvarende gælder indsamlingsordninger i forbindelse med aktiviteter på skoler og daginstitutioner, hvor ansvaret for indsamling og administration skal overlades til brugerne selv.
  3. I visse tilfælde opbevarer og administrerer kommunen dog værdier tilhørende andre. Det kan være egentlige administrationsaftaler, hvor en sagsbehandler via en mellemregningskonto i kommunens økonomisystem administrerer en borgers økonomi. I de decentrale enheder kan det også være værdier, som opbevares i forbindelse med kommunens forskellige boformer. 
    Hvis enheden tilbyder sådanne ordninger, skal der udarbejdes en beskrivelse af forretningsgange og interne kontroller. Beskrivelsen udarbejdes i samarbejde med fagforvaltningen/økonomiafdelingen.

Forsikring

Kommunen har valgt at centralisere administrationen af forsikringsområdet. Tegning af policer er der taget hånd om, idet det skal bemærkes, at kommunen har valgt at være selvforsikret på en række områder.

Som leder har du et medansvar for den aktive skadesforebyggelse og for at underrette forsikringskontoret (økonomiafdelingen), når der anskaffes eller sælges/kasseres aktiver. Det er også dit ansvar at anmelde eventuelle skader.

Forsikringskontoret (Hanne Buch hanne.buch@randers.dk) kan rådgive dig om forsikring generelt.

Indkøb

Det er dit ansvar, at køb af varer og tjenesteydelser respekterer kommunens indkøbspolitik. Kommunens har valgt at koncentrere indkøbene hos færre leverandører for dermed at opnå bedre priser eller vilkår.

Du skal derfor have indblik i, hvor der købes ind.

Indkøbskontoret (Peter Neumann peter.neumann@randers.dk) kan rådgive om indkøb generelt og om anvendelse af indkøbssystemet Prisme E-Indkøb.

Prisme E-Indkøb skal anvendes, hvor det er muligt.

IT-anvendelse

Det er også dit ansvar, at dine medarbejdere generelt respekterer kommunens it-sikkerhedspolitik.

En af de vigtigste sikkerhedsforanstaltninger er at sikre identiteten af den enkelte bruger. Derfor skal der oprettes unikke brugeridentiteter til hver enkelt medarbejder, som skal anvende det pågældende system. Det er eksempelvis den måde det styres, hvem der må godkende regnskabsbilag.

Blandt andet derfor er passwords strengt personlige og må ikke udleveres til andre.

Regnskab

I lighed med budgetlægningen udarbejdes hvert år en procedure for aflæggelse af årsregnskabet. Denne procedure skal du naturligvis følge.