Bilag 5. Retningslinjer for Bogføringsprocessen

Randers Kommunes arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT hvor dette er hensigtsmæssigt.

Kommunens regnskabsføring skal ske decentralt og foregå løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m.

I dette bilag beskrives, hvordan bogføringen skal foregå, og hvilke kontroller der skal foretages i forbindelse med bogføringsprocessen.

Bogføringssystemet

Randers Kommune anvender økonomisystemet Prisme fra Fujitsu til bogføring og regningsudskrivning. Fagforvaltningerne foretager desuden en række transaktioner via KMD’s fagsystemer samt ressourcestyringssystemet i Navision.

Yderligere beskrivelser findes i underbilag vedrørende elektronisk fakturering.

Økonomichefen udarbejder retningslinjer for udpegning og oprettelse af de personer der skal autoriseres til at behandle regnskabsbilag. De budgetansvarlige godkender den eller de personer, der skal autoriseres til at behandle regnskabsbilag.

Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller mv. Den budgetansvarlige har ansvaret for, at denne instruktion finder sted.

Økonomiafdelingen administrerer kommunens EAN-numre. Økonomiafdelingen behandler løbende fejlbehæftede og/eller afviste fakturaer og foranlediger at leverandøren kontaktes med henblik på genfremsendelse af faktura.

Bestilling af varer og ydelser

Kommunens indkøbspolitik og indgåede indkøbsaftaler skal respekteres, og er der valgt generelle værktøjer til understøttelse af varebestillingen, skal disse også anvendes.
Det er herudover et lokalt ansvar at tage stilling til, hvordan varebestillingen skal foregå, kompetence- og værktøjsmæssigt.

Ved bestilling af varer og ydelser skal der over for leverandøren afgives tilstrækkelige oplysninger til, at den efterfølgende fakturahåndtering kan foregå uden forsinkelse og uden genindtastning af oplysninger.

Der skal altid afgives oplysninger om:

  • EAN-nummer
  • Personreference

Der kan efter behov angives oplysning om:

  • Ordre- eller rekvisitionsnummer
  • Konteringsoplysninger til brug for bogføringen

Varemodtagelse, fakturakontrol, kontering, fakturagodkendelse og bogføring

Ved varemodtagelse kontrolleres, at leveringen er i overensstemmelse med bestilling, vedlagt følgeseddel eller tilsvarende.

Fakturaer fremkommer altovervejende i elektronisk form, enten som en fuldt elektronisk faktura i OIOUBL-format eller som en skannet faktura. Fakturaer kan ses i “Ikke bogførte fakturaer" i Prisme, hvortil et antal medarbejdere pr. afdeling/institution har fået tildelt adgang.

Modtages en papirbaseret faktura, skal denne returneres til leverandøren med oplysning om, at kommunen kun modtager elektroniske fakturaer. Samtidigt orienteres leverandøren om korrekt EAN-nummer.

Bogføring og udbetaling sker ved fakturagodkendelsen. Ved fakturagodkendelse indestår man for:

  • at varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte
  • at mængde, kvalitet og pris er kontrolleret
  • at konteringen er korrekt, og hvis fakturaen ikke allerede indeholder konteringsoplysninger, anføres disse
  • at periodisering i relation til regnskabsår er korrekt, hvilket vurderes ud fra oplysning om leveringsdato
  • at eventuelle interne forskrifter er overholdt (prokuraregler, speciel håndtering af krav på udvalgte områder eller fra udvalgte leverandører mv.)
  • at udbetalinger har hjemmel i lovgivningen og byrådets beslutninger
  • at andre oplysninger, som er nødvendige for bogføringen er anført, f.eks. leverandøroplysninger, betalingsfrister eller tekstoplysninger.

Er fakturabeløbet over 100.000 kr., skal bilaget som udgangspunkt godkendes af den budgetansvarlige. De budgetansvarlige kan dog individuelt fastsætte en højere eller lavere beløbsgrænse for, hvornår der på et givet område kræves individuel godkendelse.

Bilag indeholdende rejseudgifter, mødeudgifter, repræsentationsudgifter og kursusudgifter skal altid påføres oplysninger om rejsemål, formål samt deltagere.

Har den fakturagodkendende person ikke selv tilstrækkeligt kendskab til leverancen til at udføre alle kontrollerne, skal der indhentes supplerende oplysninger fra andre. Det kan være i form af følgesedler med modtagelseskvittering eller, det kan være i form af en forespørgsel til den person, der har den konkrete viden.

Det vil normalt være tilstrækkeligt med en mundtlig tilkendegivelse, men i det omfang det lokalt vurderes som relevant, skal der attesteres skriftligt eller elektronisk. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis leverancen drejer sig om større beløb eller om indkøb, som er atypiske for området/institutionen.

Skal fakturaen godkendes af en rådgiver uden for kommunen, eksempelvis hos en tilsynsførende arkitekt eller ingeniør i forbindelse med en byggeopgave, kan leverandøren sende en papirfaktura direkte til rådgiveren, som efter godkendelse sender fakturaen til skanning hos et LÆS IND bureau med efterfølgende behandling i Prisme.

Alternativt kan kommunen modtage fakturaen elektronisk, hvorefter en kopi godkendes af den eksterne rådgiver inden godkendelse i Prisme.

Ved godkendelse i Prisme bliver beløbet automatisk udbetalt til modtagerens NemKonto. Hvis betalingsmodtageren på en faktura har angivet en anden bankkonto end NemKontoen, overføres beløbet dog til denne anden konto.

Fakturaer skal betales rettidigt. Den enkelte medarbejder skal derfor jævnligt - mindst én gang ugentligt - kontrollere, om der er modtaget bilag til behandling i ”Ikke bogførte fakturaer” i Prisme.

Regnskabskontoret gennemgår løbende Prisme for forfaldne fakturaer og forestår fremsendelse af påmindelser og rykkere.

Særligt omkring udlæg og forskud

Medarbejdere ved Randers Kommune kan have foretaget udlæg i medfør af tjenesterejser mv. Disse udlæg skal udbetales via Prisme. Kørsel i egen bil og diæter i forbindelse med kurser mv. skal udbetales via lønnen.

Øvrige udlæg, der ikke er omfattet af særlige regler i Randers Kommunes indkøbspolitik og andre overordnede regler, kan udbetales via Prisme. Den budgetansvarlige kan i den forbindelse få en underordnet til at godtgøre udlæg op til 1.000 kr. Beløb over 1.000 kr. skal godkendes af en anden person med ledelsesansvar.

Bogføring og udbetaling skal ske umiddelbart efter udlægget er foretaget. Udbetalingen sker til medarbejderens NemKonto.

Håndtering af fakturaer og øvrige bilag i forbindelse med udlægget behandles efter reglerne herfor.

Tilsvarende skal alle bilag indeholdende udbetaling af rejseforskud og forskud i øvrigt godkendes i Prisme af en person med ledelsesansvar.

Anvisning/ledelsestilsyn

Den budgetansvarlige har ansvaret for, at bilaget er behandlet efter reglerne, at der er bevillingsmæssig dækning for beløbet og at bevillingens forudsætninger er opfyldt. 
I Randers Kommune anvendes integreret anvisning, hvorved forstås at de kontroller, der ligger i anvisningen foretages som en integreret del af budgetkontrollen og det almindelige ledelsestilsyn.

Den integrerede anvisning skal kunne dokumenteres og foretages af den budgetansvarlige eller af en person udpeget af denne.

Ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko fastsætter den budgetansvarlige intervallerne for kontrol. Der skal dog foretages kontrol mindst en gang om måneden.

Det forudsættes at personen, som foretager den integrerede anvisning, kender områdets forretningsgange og løbende følger aktiviteterne. Der er en ubetinget pligt til at undersøge atypiske forhold.

Anvisningen foregår på baggrund af en økonomirapport, hvor personen, som foretager den integrerede anvisning skal forholde sig dels til forbrugets størrelse og dels til om dispositionerne er i overensstemmelse med budgettet.

Som supplerende kontrol foretages stikprøvevis bilagskontrol. Omfanget skal være uforudsigeligt, men fastsættes individuelt efter en vurdering af væsentlighed og risiko.

Der er udarbejdet en vejledning vedrørende økonomisk ledelsestilsyn, der beskriver hvordan kontrollen skal tilrettelægges.

Økonomiafdelingen foretager stikprøvekontroller af materiale vedrørende ledelsestilsynet. Endvidere foretager Økonomiafdelingen løbende stikprøvekontrol af alle bogførte bilag i Prisme der medfører udbetaling.

Arkivering og genfinding

Elektroniske samt vedhæftede eller indskannede regnskabsbilag arkiveres af KMD og Fujitsu ifølge gældende lovgivning dog minimum 3 år efter årsafslutning.

Via funktioner i økonomisystemerne kan regnskabsbilagene vises på skærmen eller udskrives.

I det omfang der fortsat findes dokumentation på papir, er det den enkelte afdeling/institutions ansvar at opbevare denne dokumentation sikkert og systematisk, så genfinding er muligt. Arkivperioden er også her mindst 3 år efter årsafslutning og for anlægsbilags vedkommende mindst 3 år efter godkendt og revideret anlægsregnskab.

Papirdokumentation kan eksempelvis være:

  • følgesedler med attestation for leverancen
  • underbilag til samlebilag (hvor kun samlebilaget er elektronisk)
  • udlægsbilag
  • regninger fra udlandet
  • regninger, som af en eller anden grund ikke er skannet
Økonomisk Ledelsestilsyn