Afskrivning af uerholdelige fordringer

Dette regelsæt beskriver retningslinjer omkring afskrivning af uerholdelige tilgodehavender hos debitorer samt afskrivninger via kommunens balancekonto af øvrige mellemregningsforhold.

Formål

Formålet med retningslinjerne er:

  • At afgrænse hvilke restancetyper der er omfattet
  • At beskrive kompetencer i forbindelse med afskrivninger
  • At beskrive procedure for udførelse af opgaven

Typer af tilgodehavender

Debitorer

Den overordnede politik er, at opkrævning af kommunale fordringer sker centralt. Tilgodehavender opstår decentralt og decentrale enheder sender påligning til det centrale debitorsystem. Påligningen kan komme fra forskellige modersystemer eller via fakturering i Prisme.

Når påligning er sket i debitorsystemet overtager Betalingskontoret opkrævningsfunktionen.

Andre tilgodehavender m.v.

Udover debitorer i debitorsystemet er der tilgodehavender i forbindelse med udlån til skoler, idrætscentre, kulturinstitutioner o.l.

Herudover er der mellemregningsforhold af kortfristet karakter f.eks. vedrørende skat, moms, løn, sociale ydelser osv.

Afskrivning

Der er forskellige forhold, der indgår i vurderingen af om en restance skal afskrives. Krav kan afskrives på grund af følgende årsager:

  • Akkord/gældssanering/konkurs
  • Insolvent dødsbo
  • Skønnet uerholdelig
  • Bortfald (TB-hjælp)
  • Lovmæssig afskrivning af billån
  • Andre årsager, f.eks. ikke anmeldt inden fristdag, ophør af foreninger m.m.

Særligt vedr. sager fra SKAT

Eftergivelse til socialt udsatte grupper med statskompensation iht lov nr. 510 af 7. juni 2006.

Eftergivelse/afskrivning jf. lov om inddrivelse af gæld til det offentlige § 13 - 16.

Endvidere kan afskrivning ske på grund af forældelse.

Vurdering af om en restance skal afskrives på grund af forældelse reguleres af lov nr. 522 af 6/6 2007 ”Lov om forældelse af fordringer” (Forældelsesloven).

Krav vedrørende tilbagebetaling af kontanthjælp er underlagt særlige bortfaldsregler jf. lov om aktiv socialpolitik § 95, stk. 2.

Kompetenceregler

Debitorer

I forbindelse med gennemgang af debitorforhold vurderes, hvorvidt forældelsesregler jf. gældende retspraksis kan muliggøre en afskrivning af restancen som uerholdelig.

Endvidere giver lov om inddrivelse af gæld til det offentlige § 13-16 SKAT kompetence til at eftergive og afskrive gæld til det offentlige.

Sagsbehandlerne noterer i sagen efter hvilket grundlag eftergivelse er sket.

Hvis kravet er modtaget retur fra SKAT foretages en vurdering af om kommunens er enig i grundlaget og om der skal rejses erstatningskrav mod SKAT.

Afskrivning sker ved overførsel til særlig betalingsart (art 699) i debitorsystemet. Afskrivning godkendes af lederen af betalingskontoret.

Efter godkendelse i Byrådet jf. nedenstående, foretager Økonomiafdelingen fornøden bogføring på restancekonto og balancekontoen.

Andre tilgodehavender m.v.

Eventuel afskrivning af uerholdelige lån til skole-, idræts- og kulturinstitutioner m.v. sker via den enkelte forvaltning ved en sag til Byrådet.

Eventuelle op/nedskrivninger på mellemregningsforhold som følge af fejl eller uforklarlige forhold kan alene ske ved godkendelse af Økonomichefen. Beskrivelse af hvad der er sket/foretaget i sagen skal medsendes. Det vurderes om regulering foretages via driftsregnskabet eller balancekontoen.

Byrådsgodkendelse

Årsregnskabet

I forbindelse med regnskabsaflæggelsen opgøres årets afskrivninger af uerholdelige fordringer m.v.

Opgørelsen fremgår af sagsfremstillingen til Økonomiudvalget og Byrådet ved behandling af årsregnskabet. Godkendelse sker i forbindelse med at Byrådet godkender og overgiver regnskabet til revision.