Afskrivning af uerholdelige fordringer

Dette regelsæt beskriver retningslinjer omkring afskrivning af uerholdelige tilgodehavender hos debitorer samt afskrivninger via kommunens balancekonto af øvrige mellemregningsforhold.

Formål

Formålet med retningslinjerne er:

  • at afgrænse, hvilke restancetyper der er omfattet.
  • at beskrive kompetencer i forbindelse med afskrivninger.
  • at beskrive procedure for udførelse af opgaven.

Typer af tilgodehavender

Debitorer

Den overordnede politik er, at opkrævning af kommunale fordringer sker centralt. Tilgodehavender opstår decentralt, og decentrale enheder sender påligning til det centrale debitorsystem. Påligningen kan komme fra forskellige modersystemer eller via fakturering i Prisme.

Når påligning er sket i debitorsystemet, overtager Betalingskontoret opkrævningsfunktionen.

Andre tilgodehavender mv.

Udover debitorer i debitorsystemet er der tilgodehavender i forbindelse med udlån til skoler, idrætscentre, kulturinstitutioner og lignende.

Herudover er der mellemregningsforhold af kortfristet karakter f.eks. vedrørende skat, moms, løn, sociale ydelser osv.

Afskrivning

Der er forskellige forhold, som indgår i vurderingen af, om en restance skal afskrives. Krav kan afskrives på grund af følgende årsager:

  • Akkord/gældssanering/konkurs
  • Insolvent dødsbo
  • Skønnet uerholdelig
  • Bortfald (TB-hjælp)
  • Lovmæssig afskrivning af billån
  • Andre årsager, f.eks. ikke anmeldt inden fristdag, ophør af foreninger m.m.

Særligt vedrørende sager fra SKAT

Eftergivelse til socialt udsatte grupper med statskompensation i henhold til lov nr. 510 af 7. juni 2006.

Eftergivelse/afskrivning, jf. lov om inddrivelse af gæld til det offentlige § 13-16.

Endvidere kan afskrivning ske på grund af forældelse.

Vurdering af, om en restance skal afskrives på grund af forældelse, reguleres af lov nr. 522 af 6/6 2007 ”Lov om forældelse af fordringer” (Forældelsesloven).

Krav vedrørende tilbagebetaling af kontanthjælp er underlagt særlige bortfaldsregler, jf. lov om aktiv socialpolitik § 95, stk. 2.

Kompetenceregler

Debitorer

I forbindelse med gennemgang af debitorforhold vurderes, hvorvidt forældelsesregler, jf. gældende retspraksis, kan muliggøre en afskrivning af restancen som uerholdelig.

Endvidere giver lov om inddrivelse af gæld til det offentlige § 13-16 SKAT kompetence til at eftergive og afskrive gæld til det offentlige.

Sagsbehandlerne noterer i sagen, efter hvilket grundlag eftergivelse er sket.

Hvis kravet er modtaget retur fra SKAT, foretages en vurdering af, om kommunens er enig i grundlaget, og om der skal rejses erstatningskrav mod SKAT.

Afskrivning sker ved overførsel til særlig betalingsart (art 699) i debitorsystemet. Afskrivning godkendes af lederen af betalingskontoret.

Efter godkendelse i Byrådet, jf. nedenstående, foretager økonomiafdelingen fornøden bogføring på restancekonto og balancekontoen.

Andre tilgodehavender mv.

Eventuel afskrivning af uerholdelige lån til skole-, idræts- og kulturinstitutioner mv. sker via den enkelte forvaltning ved en sag til byrådet.

Eventuelle op-/nedskrivninger på mellemregningsforhold som følge af fejl eller uforklarlige forhold kan alene ske ved godkendelse af økonomidirektøren. Beskrivelse af, hvad der er sket/foretaget i sagen, skal medsendes. Det vurderes, om regulering foretages via driftsregnskabet eller balancekontoen.

Byrådsgodkendelse

Årsregnskabet

I forbindelse med regnskabsaflæggelsen opgøres årets afskrivninger af uerholdelige fordringer mv.

Opgørelsen fremgår af sagsfremstillingen til Økonomiudvalget og byrådet ved behandling af årsregnskabet. Godkendelse sker i forbindelse med, at byrådet godkender og overgiver regnskabet til revision.