Bilag 10. Afstemning af statuskonti mv.

Retningslinjer for afstemning

De enkelte forvaltninger skal iværksætte afstemningsprocedurer, der sikrer, at der løbende foretages afstemninger, kontroller og fejlrettelser af de regnskabsmæssige registreringer på samtlige statuskonti. Endvidere skal der foretages kontrol med udligning af mellemregningskonti samt konti med beløb til senere fordeling.
Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender samt føres kontrol med, at de finansielle aktiver og passiver har en rimelig størrelse.

Afstemningsprocedure

Alle statusafstemninger skal foretages og udsøges i afstemningsmodulet i økonomisystemet Prisme. De konti, som ikke er egnede til at afstemme i modulet, kan i stedet afstemmes i økonomiafdelingens standardskema, som vedhæftes afstemningen i modulet.

Afstemningen skal foregå ved:

  • at der foretages en afstemning til et grundlæggende basismateriale, såsom kontoudtog eller kontrollister fra et edb-modersystem, eller
  • at specificere de grundlæggende registreringer, der danner saldoen på balancekontoen. Saldoen skal da specificeres ved posteringsdato, forklaring, evt. ydelsesmodtager, dato for udligning samt beløb.

Hovedindholdet af afstemningerne samt den vejledende afstemningsfrekvens er således:

Likvide aktiver

 09.22.01   Kontante beholdninger opgøres dagligt til den
 tilstedeværende beholdning.
 Daglig
 09.22.05  Indskud i pengeinstitutter mv. bogføres dagligt og
 afstemmes til kontoudtog.
 Daglig
   I forbindelse med regnskabsafslutningen indhentes
 engagementsoversigter fra pengeinstitutter.
 Ultimo året 
 09.22.08  Bevægelser i beholdningen af realkreditobligationer
 bogføres og afstemmes til beholdningsoversigt.
 Månedlig
   Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation for
 kursværdi sammenholdt til bogføringen.
 Ultimo året
 09.22.10  Køb og salg af statsobligationer mv. bogføres løbende.  Daglig
   Beholdningen afstemmes til beholdningsoversigt.  Månedlig
   Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation for 
 kursværdi sammenholdt til bogføringen.
 Ultimo året

Tilgodehavender hos staten

 09.25.12   Refusionstilgodehavender afstemmes til
 nettotilgodehavende/-gæld, jf. refusionsopgørelse eller 
 øvrigt basismateriale.
 Kvartalsvis 
 09.25.13  Andre tilgodehavender afstemmes til grundlæggende
 basismateriale.
 Kvartalsvis

Kortfristede tilgodehavender i øvrigt 

 09.28.14   Tilgodehavender i betalingskontrol afstemmes til
 beholdningsoversigt.
 Månedlig
 09.28.15  Andre tilgodehavender afstemmes til grundlæggende
 basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter 
 med oplysning om, hvornår tilgodehavendet udlignes.
 Månedlig
 09.28.17  Saldoen for mellemregninger med foregående og
 følgende regnskabsår
 skal ved regnskabsafslutningen
 svare til summen af posteringer på funktionen i nyt
 regnskabsår med modsat fortegn.
 Kvartalsvis
 09.28.18  Finansielle aktiver tilhørende selvejende institutioner
 med overenskomst
 skal afstemmes til grundlæggende
 basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen
 svare til de samlede finansielle aktiver tilhørende
 selvejende institutioner med overenskomst.
 Ultimo året 
 09.28.19  Tilgodehavender hos andre kommuner og regioner
 skal afstemmes til grundlæggende basismateriale.
 Skal kunne specificeres på enkeltposter.
 Kvartalsvis

Langfristede tilgodehavender

 09.32.20   Pantebreve afstemmes til det aktuelle
 resttilgodehavende, jævnfør pantebrevenes ordlyd.
 Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation
 for indberetning til Skat vedrørende renter og restgæld 
 på pantebreve, som opkræves via kommunen.
 Ultimo året 
 09.32.21  Saldoen skal for noterede aktier svare til kursværdien
 pr. 31. december. For ikke noterede aktier og
 andelsbeviser m.v.
 skal saldoen svare til den indre
 værdi, jævnfør det senest aflagte regnskab.
 Dokumentation for beregning af indre værdi skal
 foreligge.
 Ultimo året
 09.32.22  Tilgodehavender hos grundejere afstemmes til
 grundlæggende basismateriale. Skal kunne
 specificeres på enkeltposter.
 Kvartalsvis
 09.32.23  Udlån til beboerindskud afstemmes til
 grundlæggende basismateriale. Skal kunne
 specificeres på enkeltposter. Dokumentation for
 nominel værdi samt beregning af nedskrivning
 skal foreligge ultimo regnskabsåret.
 Kvartalsvis
 09.32.24  Indskud i landsbyggefonden m.v. afstemmes til
 grundlæggende basismateriale. Dokumentation for
 nominel værdi skal foreligge ultimo regnskabsåret.
 Kvartalsvis
 09.32.25  Andre langfristede udlån og tilgodehavender
 afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal
 kunne specificeres på enkeltposter. Dokumentation
 for nominel værdi samt beregning af nedskrivning
 skal foreligge ultimo regnskabsåret.
 Kvartalsvis
 09.32.27  Deponerede beløb for lån m.v. afstemmes til samlede
 beløb, der er deponeret i forbindelse med optagelse
 af lån, garantistillelse eller indgåelse af lejemål og
 leasingaftaler m.v. samt til beholdnings-oversigt eller
 kontoudtog.
 Kvartalsvis

Udlæg vedrørende jordforsyning og forsyningsvirksomheder

 09.35.30-
 09.35.35
 Der skal foreligge dokumentation for, at bevægelsen
 på udlæg vedrørende forsyningsvirksomheder svarer
 til årets bevægelse på balancen. Herudover skal der
 foretages afstemning til grundlæggende basismateriale.
 Kvartalsvis 

Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre

 09.38.36-
 09.38.37
 Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller
 udbetaling for andre
 afstemmes til grundlæggende 
 basismateriale. Forskellen mellem funktion 09.38 og           
 09.48 skal kunne specificeres på enkeltposter.
 Månedlig 

Aktiver og passiver tilhørende fonds, legater m.v.

 09.42.41-
 09.42.43
 og
 09.45.45-
 09.45.47
 Aktiver og passiver tilhørende fonds, legater m.v.               
 afstemmes til grundlæggende basismateriale,
 herunder skadesløsbreve, værdipapiropgørelser,
 kontoudtog, fundatsbestemmelser m.v.
 Kvartalsvis 

Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre

 09.48.48-
 09.48.49
 Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller
 udbetaling for andre
 afstemmes til grundlæggende
 basismateriale. Forskellen mellem funktion 09.38 og          
 09.48 skal kunne specificeres på enkeltposter.
 Månedlig 

Kortfristet gæld til pengeinstitutter

 09.50.50   Kortfristet gæld til pengeinstitutter i form af
 kassekreditter og byggelån afstemmes til kontoudtog.       
 Månedlig 

Kortfristet gæld til staten

 09.51.52   Anden gæld afstemmes til grundlæggende
 basismateriale og skal svare til statens andel af
 beboerindskudslån og henstandsbeløb vedrørende
 frigørelsesafgift samt forskellen mellem udbetalte og
 refunderede sociale pensioner mv. Saldoen korrigeres i
 forbindelse med regnskabsafslutningen for
 hensættelser til tab på tilgodehavender.
 Dokumentation for nominel værdi samt beregning af
 nedskrivning skal foreligge ultimo regnskabsåret. 
 Kvartalsvis 

Kortfristet gæld i øvrigt

 09.52.53   Kirkelige skatter og afgifter afstemmes til kommunens 
 nettogæld (evt. tilgodehavende) overfor
 kirkemyndighederne.
 Kvartalsvis 
 09.52.54  Kortfristet gæld til andre kommuner og regioner
 afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal
 kunne specificeres på enkeltposter.
 Kvartalsvis 
 09.52.55  Skyldige feriepenge  Ultimo året 
 09.52.56  Anden kortfristet gæld med indenlandsk
 betalingsmodtager
 skal kunne specificeres på
 enkeltposter med oplysning om, hvornår gælden
 udlignes.
 Månedlig 
 09.52.58  EDB-fejlopsamlingskonti afstemmes og berigtiges.  Dagligt 
 09.52.59  Saldi på mellemregningskonti med borgere, interne
 mellemregninger, indeholdt A-skat og registreret
 moms (systemkonti) skal kunne specificeres på
 enkeltposter, enten i forhold til registreringer i
 Økonomisystemet eller i forhold til lister dannet af et
 andet modersystem. Det skal af afstemningen
 fremgå, hvilket basismateriale, der er afstemt til
 ligesom oplysning om, hvornår
 mellemregningsforholdet udlignes også skal fremgå.
 Månedlig 
 09.52.61  Kortfristet gæld hos selvejende institutioner med
 overenskomst
 skal afstemmes til et grundlæggende
 basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen
 svare til den samlede gæld tilhørende selvejende
 institutioner med overenskomst inkl. mellemregning
 med overenskomstkommunen.
 Ultimo året 

Langfristet gæld

 09.55.63   Langfristet gæld hos selvejende institutioner med
 overenskomst
 skal afstemmes til grundlæggende
 basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen
 svare til restgælden vedrørende selvejende
 institutioners langfristede gæld.
 Kvartalsvis 
 09.55.64  Gæld til stat og hypotekbank skal afstemmes til
 grundlæggende basismateriale. Skal svare til
 størrelsen af restgælden vedrørende de pågældende
 lån.
 Kvartalsvis 
 09.55.68  Gæld til realkredit skal afstemmes til opgørelser fra
 kreditforeningen samt til lånesystem.
 Kvartalsvis 
 09.55.70  Gæld til KommuneKredit skal afstemmes til opgørelser
 fra kreditforeningen samt til lånesystem.
 Kvartalsvis 
 09.55.71  Gæld til pengeinstitutter skal afstemmes til opgørelser
 fra pengeinstitut samt til lånesystem. 
 Kvartalsvis 
 09.55.75  Anden langfristet gæld med indenlandsk kreditor
 afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal
 svare til størrelsen af restgælden vedrørende de
 pågældende lån. 
 Kvartalsvis 
 09.55.77  Langfristet gæld vedrørende ældreboliger afstemmes 
 til opgørelser fra kreditforening samt til lånesystem. 
 Kvartalsvis 
 09.55.79  Gæld vedrørende finansielt leasede aktiver afstemmes
 til grundlæggende basismateriale.
 Kvartalsvis 

Materielle anlægsaktiver

 09.58.80-
 09.58.84
 Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte 
 værdi af materielle anlægsaktiver.
 Kvartalsvis
   Afstemmes til bogført værdi, jf. anlægskartotekets
 oplysninger (forsyningsvirksomhed, selvejende
 institutioner og skattefinansieret).
 Ultimo året 

Immaterielle anlægsaktiver

 09.62.85   Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte
 værdi af immaterielle anlægsaktiver.
 Kvartalsvis
   Afstemmes til bogført værdi, jf. anlægskartotekets
 oplysninger (forsyningsvirksomhed, selvejende
 institutioner og skattefinansieret).
 Ultimo året 

Omsætningsaktiver - varebeholdninger

 09.65.86   Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte
 værdi af varebeholdninger.
 Kvartalsvis
   Varebeholdninger afstemmes til bogført værdi, jf.
 anlægskartotekets oplysninger (takst, selvejende
 institutioner og skattefinansieret) samt til
 lageropgørelser pr. 31.12.
 Ultimo året 

Omsætningsaktiver – fysiske anlæg til salg

 09.68.87   Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte
 værdi af grunde og bygninger bestemt til videresalg.
 Kvartalsvis
   Afstemmes til grundlæggende basismateriale og til
 udstykningsregnskaber.
 Ultimo året 

Hensatte forpligtelser

 09.72.90   Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte
 værdi af hensatte forpligtelser til
 tjenestemandspensioner
.
 Kvartalsvis
   Afstemmes til aktuarmæssig beregning. Der skal
 foreligge dokumentation for opgørelsen.
 Ultimo året 

Egenkapital

 09.75.91-
 09.75.94
 Modpost for takstfinansierede aktiver, selvejende
 institutioners aktiver og skattefinansierede aktiver       

 afstemmes til 9.81 – 9.87.
 Kvartalsvis
 09.75.99  Afstemning og specifikation af balancekonto,
 herunder vurdering af de direkte konteringer på
 konto 9.
 Ultimo året 

Ovenstående afstemningsterminer er indberettet til afstemningsmodulet i Prisme. Der kan afviges fra terminerne ved henvendelse til økonomiafdelingen.

En gang om måneden foretager økonomiafdelingen en totalafstemning af status, hvor det kontrolleres, at de samlede aktiver er lig med de samlede passiver.

Alle afstemninger skal foretages med grundlag i saldoen på hovedkonto 9 pr. den aktuelle dato.

Der er i økonomisystemet indberettet, hvem der er afstemningsansvarlig for hver enkelt statuskonto. Sekretariaterne skal ved ændringer i sammensætningen af de afstemningsansvarlige give besked til økonomiafdelingen, som ajourfører økonomisystemet. 

Sekretariaterne har selv ansvaret for at sikre, at alle konti er afstemt, samt ansvaret for at kvalitetssikre afstemningerne.

I forbindelse med afslutningen af årsregnskabet skal al afstemningsmateriale vedrørende det afsluttede regnskabsår være afstemt/vedhæftet dokumentation i afstemningsmodulet.

Sekretariaterne skal forinden gennemgå de afstemninger, der henhører under de respektive forvaltningsgrene, og påse, at afstemningerne er foretaget i henhold til denne forretningsgang, samt foretage en vurdering af, om aktiver og passiver har en rimelig størrelse.

Hvis en afstemning medfører behov for at foretage afskrivninger, skal reglerne under "Afskrivning af uerholdelige fordringer", som findes længere nede af siden, følges.

Afskrivning af uerholdelige fordringer