Bilag 10. Afstemning af Statuskonti mv.

Retningslinjer for afstemning

De enkelte forvaltninger skal iværksætte afstemningsprocedurer, der sikrer, at der løbende foretages afstemninger, kontroller og fejlrettelser af de regnskabsmæssige registreringer på samtlige statuskonti. Endvidere skal der foretages kontrol med udligning af mellemregningskonti samt konti med beløb til senere fordeling.
Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender samt føres kontrol med at de finansielle aktiver og passiver har en rimelig størrelse.

Afstemningsprocedure

Alle statusafstemninger skal foretages og udsøges i afstemningsmodulet i økonomisystemet Prisme. De konti, som ikke er egnede til at afstemme i modulet, kan i stedet afstemmes i Økonomiafdelingens standardskema, som vedhæftes afstemningen i modulet.

Afstemningen skal foregå ved:

  • at der foretages en afstemning til et grundlæggende basismateriale, såsom kontoudtog eller kontrollister fra et edb-modersystem, eller
  • at specificere de grundlæggende registreringer, der danner saldoen på balancekontoen. Saldoen skal da specificeres ved posteringsdato, forklaring, evt. ydelsesmodtager, dato for udligning samt beløb.

Hovedindholdet af afstemningerne samt den vejledende afstemningsfrekvens er således:

Likvide aktiver

09.22.01 Kontante beholdninger opgøres dagligt til den tilstedeværende beholdning. Daglig
09.22.05 Indskud i pengeinstitutter m.v. bogføres dagligt og afstemmes til kontoudtog. Daglig
  I forbindelse med regnskabsafslutningen indhentes engagementsoversigter fra pengeinstitutter. Ultimo året
09.22.08 Bevægelser i beholdningen af realkreditobligationer bogføres og afstemmes til beholdningsoversigt. Månedlig
  Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation for kursværdi sammenholdt til bogføringen. Ultimo året
09.22.10 Køb og salg af statsobligationer m.v. bogføres løbende. Daglig
  Beholdningen afstemmes til beholdningsoversigt. Månedlig
  Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation for kursværdi sammenholdt til bogføringen. Ultimo året

Tilgodehavender hos staten

09.25.12 Refusionstilgodehavender afstemmes til nettotilgodehavende/-gæld, jævnfør refusionsopgørelse eller øvrigt basismateriale. Kvartalsvis
09.25.13 Andre tilgodehavender afstemmes til grundlæggende basismateriale. Kvartalsvis

Kortfristede tilgodehavender i øvrigt 

09.28.14 Tilgodehavender i betalingskontrol afstemmes til beholdningsoversigt. Månedlig
09.28.15 Andre tilgodehavender afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter med oplysning om, hvornår tilgodehavendet udlignes. Månedlig
09.28.17 Saldoen for mellemregninger med foregående og følgende regnskabsår skal ved regnskabsafslutningen svare til summen af posteringer på funktionen i nyt regnskabsår med modsat fortegn. Kvartalsvis
09.28.18 Finansielle aktiver tilhørende selvejende institutioner med overenskomst skal afstemmes til grundlæggende basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen svare til de samlede finansielle aktiver tilhørende selvejende institutioner med overenskomst. Ultimo året
09.28.19 Tilgodehavender hos andre kommuner og regioner skal afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. Kvartalsvis

Langfristede tilgodehavender

09.32.20 Pantebreve afstemmes til det aktuelle resttilgodehavende, jævnfør pantebrevenes ordlyd. 
Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation for indberetning til Skat vedrørende renter og restgæld på pantebreve, som opkræves via kommunen.
Ultimo året
09.32.21 Saldoen skal for noterede aktier svare til kursværdien pr. 31. december. For ikke noterede aktier og andelsbeviser m.v. skal saldoen svare til den indre værdi, jævnfør det senest aflagte regnskab. 
Dokumentation for beregning af indre værdi skal foreligge.
Ultimo året
09.32.22 Tilgodehavender hos grundejere afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter.  Kvartalsvis
09.32.23 Udlån til beboerindskud afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. 
Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning skal foreligge ultimo regnskabsåret.
 Kvartalsvis
09.32.24 Indskud i landsbyggefonden m.v. afstemmes til grundlæggende basismateriale. Dokumentation for nominel værdi skal foreligge ultimo regnskabsåret. Kvartalsvis
09.32.25 Andre langfristede udlån og tilgodehavender afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. 
Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning skal foreligge ultimo regnskabsåret.
Kvartalsvis
09.32.27 Deponerede beløb for lån m.v. afstemmes til samlede beløb, der er deponeret i forbindelse med optagelse af lån, garantistillelse eller indgåelse af lejemål og leasingaftaler m.v. samt til beholdnings-oversigt eller kontoudtog. Kvartalsvis

Udlæg vedrørende jordforsyning og forsyningsvirksomheder

09.35.30-
09.35.35
Der skal foreligge dokumentation for, at bevægelsen på udlæg vedrørende forsyningsvirksomheder svarer til årets bevægelse på balancen. Herudover skal der foretages afstemning til grundlæggende basismateriale. Kvartalsvis

Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre

09.38.36-
09.38.37
Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre afstemmes til grundlæggende basismateriale. Forskellen mellem funktion 09.38 og 09.48 skal kunne specificeres på enkeltposter. Månedlig

Aktiver og passiver tilhørende fonds, legater m.v.

09.42.41- 09.42.43  og 
09.45.45-
09.45.47

Aktiver og passiver tilhørende fonds, legater m.v. afstemmes til grundlæggende basismateriale, herunder skadesløsbreve, værdipapiropgørelser, kontoudtog, fundatsbestemmelser m.v. Kvartalsvis

Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre

09.48.48-
09.48.49
Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre afstemmes til grundlæggende basismateriale. Forskellen mellem funktion 09.38 og 09.48 skal kunne specificeres på enkeltposter. Månedlig

Kortfristet gæld til pengeinstitutter

09.50.50 Kortfristet gæld til pengeinstitutter i form af kassekreditter og byggelån afstemmes til kontoudtog. Månedlig

Kortfristet gæld til staten

09.51.52 Anden gæld afstemmes til grundlæggende basismateriale og skal svare til statens andel af beboerindskudslån og henstandsbeløb vedr. frigørelsesafgift samt forskellen mellem udbetalte og refunderede sociale pensioner mv. Saldoen korrigeres i forbindelse med regnskabsafslutningen for hensættelser til tab på tilgodehavender. Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning skal foreligge ultimo regnskabsåret. Kvartalsvis

Kortfristet gæld i øvrigt

09.52.53 Kirkelige skatter og afgifter afstemmes til kommunens nettogæld (evt. tilgodehavende) overfor kirkemyndighederne. Kvartalsvis 
09.52.54 Kortfristet gæld til andre kommuner og regioner afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkelt-poster. Kvartalsvis 
09.52.55 Skyldige feriepenge Ultimo året 
09.52.56 Anden kortfristet gæld med indenlandsk betalingsmodtager skal kunne specificeres på enkeltposter med oplysning om, hvornår gælden udlignes. Månedlig 
09.52.58 Edb-fejlopsamlingskonti afstemmes og berigtiges. Dagligt 
09.52.59 Saldi på mellemregningskonti med borgere, interne mellemregninger, indeholdt A-skat og registreret moms (systemkonti) skal kunne specificeres på enkeltposter, enten i forhold til registreringer i Økonomisystemet eller i forhold til lister dannet af et andet modersystem. Det skal af afstemningen fremgå, hvilket basismateriale, der er afstemt til ligesom oplysning om, hvornår mellemregningsforholdet udlignes også skal fremgå. Månedlig 
09.52.61 Kortfristet gæld hos selvejende institutioner med overenskomst skal afstemmes til et grundlæggende basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen svare til den samlede gæld tilhørende selvejende institutioner med overenskomst inkl. mellemregning med overenskomstkommunen. Ultimo året 

Langfristet gæld

09.55.63 Langfristet gæld hos selvejende institutioner med overenskomst skal afstemmes til grundlæggende basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen svare til restgælden vedrørende selvejende institutioners langfristede gæld. Kvartalsvis 
09.55.64 Gæld til stat og hypotekbank skal afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal svare til størrelsen af restgælden vedrørende de pågældende lån. Kvartalsvis 
09.55.68 Gæld til realkredit skal afstemmes til opgørelser fra kreditforeningen samt til lånesystem. Kvartalsvis 
09.55.70 Gæld til KommuneKredit skal afstemmes til opgørelser fra kreditforeningen samt til lånesystem. Kvartalsvis 
09.55.71 Gæld til pengeinstitutter skal afstemmes til opgørelser fra pengeinstitut samt til lånesystem.  Kvartalsvis 
09.55.75 Anden langfristet gæld med indenlandsk kreditor afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal svare til størrelsen af restgælden vedrørende de pågældende lån.  Kvartalsvis 
09.55.77 Langfristet gæld vedrørende ældreboliger afstemmes til opgørelser fra kreditforening samt til lånesystem.  Kvartalsvis 
09.55.79 Gæld vedrørende finansielt leasede aktiver afstemmes til grundlæggende basismateriale. Kvartalsvis 

Materielle anlægsaktiver

09.58.80-
09.58.84
Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af materielle anlægsaktiver. Kvartalsvis
  Afstemmes til bogført værdi, jævnfør anlægskartotekets oplysninger (forsyningsvirksomhed, selvejende institutioner og skattefinansieret). Ultimo året

Immaterielle anlægsaktiver

09.62.85 Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af immaterielle anlægsaktiver. Kvartalsvis
  Afstemmes til bogført værdi, jævnfør anlægskartotekets oplysninger (forsyningsvirksomhed, selvejende institutioner og skattefinansieret). Ultimo året 

Omsætningsaktiver - varebeholdninger

09.65.86 Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af varebeholdninger. Kvartalsvis
  Varebeholdninger afstemmes til bogført værdi, jævnfør anlægskartotekets oplysninger (takst, selvejende institutioner og skattefinansieret) samt til lageropgørelser pr. 31.12. Ultimo året 

Omsætningsaktiver – fysiske anlæg til salg

09.68.87 Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af grunde og bygninger bestemt til videresalg. Kvartalsvis
  Afstemmes til grundlæggende basismateriale og til udstykningsregnskaber. Ultimo året 

Hensatte forpligtelser

09.72.90 Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af hensatte forpligtelser til tjenestemandspensioner. Kvartalsvis
  Afstemmes til aktuarmæssig beregning. Der skal foreligge dokumentation for opgørelsen. Ultimo året 

Egenkapital

09.75.91-
09.75.94
Modpost for takstfinansierede aktiver, selvejende institutioners aktiver og skattefinansierede aktiver afstemmes til 9.81 – 9.87. Kvartalsvis
09.75.99 Afstemning og specifikation af balancekonto, herunder vurdering af de direkte konteringer på konto 9. Ultimo året 

Ovenstående afstemningsterminer er indberettet til afstemningsmodulet i Prisme. Der kan afviges fra terminerne ved henvendelse til Økonomiafdelingen.

En gang om måneden foretager Økonomiafdelingen en totalafstemning af status, hvor det kontrolleres, at de samlede aktiver er lig med de samlede passiver.

Alle afstemninger skal foretages med grundlag i saldoen på hovedkonto 9 pr. den aktuelle dato.

Der er i økonomisystemet indberettet, hvem der er afstemningsansvarlig for hver enkelt statuskonto. Sekretariaterne skal ved ændringer i sammensætningen af de afstemningsansvarlige give besked til Økonomiafdelingen, som ajourfører økonomisystemet. 

Sekretariaterne har selv ansvaret for at sikre at alle konti er afstemt samt ansvaret for at kvalitetssikre afstemningerne.

I forbindelse med afslutningen af årsregnskabet skal al afstemningsmateriale vedrørende det afsluttede regnskabsår være afstemt/vedhæftet dokumentation i afstemningsmodulet.

Sekretariaterne skal forinden gennemgå de afstemninger, der henhører under de respektive forvaltningsgrene og påse at afstemningerne er foretaget i henhold til denne forretningsgang samt foretage en vurdering af, om aktiver og passiver har en rimelig størrelse.

Hvis en afstemning medfører behov for at foretage afskrivninger, skal reglerne i retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer følges.

Afskrivning af uerholdelige fordringer